Projectrisico’s financieel en juridisch afdekken zonder flexibiliteit te verliezen
Januari 2011
We kennen allemaal de jaarlijkse koppen uit de vakbladen: “35% van alle IT projecten zijn niet op tijd en binnen budget klaar”. Sommige onderzoeken noemen zelfs percentages van 50% voor “falende” projecten. Dit soort rapporten gooien alle projecten op één hoop: zowel het project van 10 miljoen euro dat 1 maand te laat is als het totaal op hol geslagen project van 200 miljoen euro dat nooit enig waarneembare waarde genereerd voor zijn eigenaars.
We kennen allemaal de jaarlijkse koppen uit de vakbladen: “35% van alle IT projecten zijn niet op tijd en binnen budget klaar”. Sommige onderzoeken noemen zelfs percentages van 50% voor “falende” projecten. Dit soort rapporten gooien alle projecten op één hoop: zowel het project van 10 miljoen euro dat 1 maand te laat is als het totaal op hol geslagen project van 200 miljoen euro dat nooit enig waarneembare waarde genereerd voor zijn eigenaars.
Anekdotisch bewijs lijkt erop te wijzen dat de eigenaars van het eerste project dat helemaal geen gefaald project noemen. Sterker nog, “maar” één maand vertraging op willekeurig welk project van 10 miljoen euro, laat staan een IT project, zou je een klinkend succes kunnen noemen. Uit interviews met diverse IT executives blijkt dat het niet zo zeer de vertraging van projecten is, maar de onvoorspelbaarheid van die vertraging die grote problemen veroorzaakt. “Als mijn project manager één dag voor de oplevering bij me binnenkomt om te vertellen dat het project voor onbepaalde tijd is uitgesteld, dan is dat iets wat ik onmogelijk aan mijn raad van bestuur kan verkopen” is het verhaal dat wij van een CIO horen. Hij gaat verder met: “en dit is me al meer dan eens gebeurd.”
Verhalen zoals deze hebben er toe geleid dat we een nieuwe uitbreiding aan onze SIG Software Monitor dienst hebben ontwikkeld die we “Effort at Risk” hebben genoemd. Deze dienst zorgt ervoor dat een CIO op elk moment in het project exact weet welk percentage van de tijdsbesteding het risico loopt te mislukken. De gedachte hierachter is dat een project met een risico van 5 of 10% nog gered kan worden, vooropgesteld dat dat risico niet verder oploopt. Ook maakt deze dienst het mogelijk om van te voren het risico profiel van een project te meten.
Maar hoe werkt dat dan precies?
De “Effort at Risk” meet het percentage van het werk dat in het project gestoken is dat nog niet (juridisch) geaccepteerd is door de klant. Laten we zeggen dat een project in 3 delen wordt opgeleverd, allemaal met 4 maanden doorlooptijd, met een projectteam van 10 man. De totale project inspanning is dan 120 manmaanden, 40 maanden per deel. Dat betekent dat dit project een projectrisico van 33% heeft. Die 33% is de “Effort at Risk” drempel. Neem nu aan dat het project volgens plan verloopt (ok, dit is een fictief voorbeeld). Na de eerste dag van het project is de “Effort at Risk” 0,04%. Dat betekent, kort gezegd, dat als het project na dag 1 wordt geannuleerd, 0,04% van de geplande investering moet worden afgeschreven. Op de dag dat het eerste deel van project zou worden opgeleverd is de totale “Effort at Risk” 33%. Als nu dat eerste deel van het project daadwerkelijk wordt opgeleverd dan daalt de “Effort at Risk” naar 0%. Alle tot nu toe geïnvesteerde inspanning is naar tevredenheid opgeleverd. Als de rest van het project nu wordt geannuleerd verlies je geen investering.
Als, aan de andere kant, het eerste deel van het project niet wordt opgeleverd, dan loopt de “Effort at Risk” over de drempelwaarde. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een project review of zelfs tot het formeel in gebreke stellen van de leverancier. Omdat de “Effort at Risk” meting wordt gecombineerd met onze geavanceerde, op broncode gebaseerde productiviteitsmetrieken, kunnen we op elk moment vertellen hoever deel 1 van het project van feitelijke levering af is.
Hoe is dit anders dan het indelen van een project in mijlpalen, en die monitoren?
De oplevering die we meten is feitelijke, in-productie systeemontwikkeling. De projectdelen die worden opgeleverd moeten het echt doen, en moeten feitelijke waarde opleveren voorde business. Dit zorgt ervoor dat leveranciers hun projecten anders moeten inrichten, en het zorgt ervoor dat jij, als klant, precies weet wat het risico profiel van het project is voordat het überhaupt start.
Vanuit een IT governance perspectief geeft het de CIO een extra gereedschap om projecten en investeringen te kunnen controleren. Nu kan er niet alleen een vastgesteld kwaliteitsniveau geëist worden door de SIG/TÜViT technische kwaliteitsmeting, maar kan ook een maximaal niveau van “Effort at Risk” worden gesteld. Op deze manier kun je als CIO de risico’s en de aansprakelijkheid van projecten zowel financieel als juridisch afdekken. Je kunt projecten aanbesteden op een manier die garandeert dat je nooit meer dan het bepaalde risico loopt, terwijl leveranciers de flexibiliteit houden die ze nodig hebben om een maximaal goed product te leveren.
Voor meer info kunt u contact opnemen met Tobias Kuipers.
Verhalen zoals deze hebben er toe geleid dat we een nieuwe uitbreiding aan onze SIG Software Monitor dienst hebben ontwikkeld die we “Effort at Risk” hebben genoemd. Deze dienst zorgt ervoor dat een CIO op elk moment in het project exact weet welk percentage van de tijdsbesteding het risico loopt te mislukken. De gedachte hierachter is dat een project met een risico van 5 of 10% nog gered kan worden, vooropgesteld dat dat risico niet verder oploopt. Ook maakt deze dienst het mogelijk om van te voren het risico profiel van een project te meten.
Maar hoe werkt dat dan precies?
De “Effort at Risk” meet het percentage van het werk dat in het project gestoken is dat nog niet (juridisch) geaccepteerd is door de klant. Laten we zeggen dat een project in 3 delen wordt opgeleverd, allemaal met 4 maanden doorlooptijd, met een projectteam van 10 man. De totale project inspanning is dan 120 manmaanden, 40 maanden per deel. Dat betekent dat dit project een projectrisico van 33% heeft. Die 33% is de “Effort at Risk” drempel. Neem nu aan dat het project volgens plan verloopt (ok, dit is een fictief voorbeeld). Na de eerste dag van het project is de “Effort at Risk” 0,04%. Dat betekent, kort gezegd, dat als het project na dag 1 wordt geannuleerd, 0,04% van de geplande investering moet worden afgeschreven. Op de dag dat het eerste deel van project zou worden opgeleverd is de totale “Effort at Risk” 33%. Als nu dat eerste deel van het project daadwerkelijk wordt opgeleverd dan daalt de “Effort at Risk” naar 0%. Alle tot nu toe geïnvesteerde inspanning is naar tevredenheid opgeleverd. Als de rest van het project nu wordt geannuleerd verlies je geen investering.
Als, aan de andere kant, het eerste deel van het project niet wordt opgeleverd, dan loopt de “Effort at Risk” over de drempelwaarde. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een project review of zelfs tot het formeel in gebreke stellen van de leverancier. Omdat de “Effort at Risk” meting wordt gecombineerd met onze geavanceerde, op broncode gebaseerde productiviteitsmetrieken, kunnen we op elk moment vertellen hoever deel 1 van het project van feitelijke levering af is.
Hoe is dit anders dan het indelen van een project in mijlpalen, en die monitoren?
De oplevering die we meten is feitelijke, in-productie systeemontwikkeling. De projectdelen die worden opgeleverd moeten het echt doen, en moeten feitelijke waarde opleveren voorde business. Dit zorgt ervoor dat leveranciers hun projecten anders moeten inrichten, en het zorgt ervoor dat jij, als klant, precies weet wat het risico profiel van het project is voordat het überhaupt start.
Vanuit een IT governance perspectief geeft het de CIO een extra gereedschap om projecten en investeringen te kunnen controleren. Nu kan er niet alleen een vastgesteld kwaliteitsniveau geëist worden door de SIG/TÜViT technische kwaliteitsmeting, maar kan ook een maximaal niveau van “Effort at Risk” worden gesteld. Op deze manier kun je als CIO de risico’s en de aansprakelijkheid van projecten zowel financieel als juridisch afdekken. Je kunt projecten aanbesteden op een manier die garandeert dat je nooit meer dan het bepaalde risico loopt, terwijl leveranciers de flexibiliteit houden die ze nodig hebben om een maximaal goed product te leveren.
Voor meer info kunt u contact opnemen met Tobias Kuipers.