Een groep toy tinkerers heeft onlangs een connectorkit op de markt gebracht waarmee men de 10 bekendste bouwsetten voor kinderen met elkaar kan verbinden: http://fffff.at/free-universal-construction-kit/. Dit was duidelijk ironisch bedoeld zoals wel blijkt uit de acroniem die zij aan dit product gaven (deze kun je zelf even opzoeken). Maar terwijl ik hier naar keek bedacht ik me: “hier kan enterprise IT iets van leren”. Welke les kunnen wij hieruit trekken?

		Er bestaat een enorm grote afzetmarkt voor koppelingen voor de bouwblokken van hedendaagse enterprise IT-systemen. Van SAP tot de Oracle e-business suite, Peoplesoft en Salesforce. Er is altijd wel iemand die koppelingen verkoopt om deze software met de bedrijfssoftware te verbinden die de organisatie om welke reden dan ook niet kwijt wil.

De kosten en baten van deze oplossingen zijn vaak niet in balans. Een voorbeeld. Een klant analyseerde hun factureringsproces en ontdekte dat bepaalde facturen niet herkend en dus niet automatisch geïnd werd. Het was duidelijk dat hier snel een oplossing voor gevonden moest worden, want het totaal aantal niet geïnde facturen zorgde voor een astronomisch hoog bedrag aan gemiste inkomsten. Gelukkig bleek er een leverancier te zijn die een standaardoplossing had om de bedragen op deze facturen te innen!

Er hoefde alleen maar een koppeling tussen de standaardoplossing van de leverancier en het huidige systeem van de organisatie gebouwd te worden. “Maar maakt u zich geen zorgen”, had de verkoper gezegd. “Er is slechts een kleine aanpassing van onze standaard koppeling nodig.”. Wat er toen gebeurde? U kunt hier het antwoord vast al op raden...

Wat begon als een standaard pakket implementatie met een budget van €10 miljoen werd uiteindelijk een “succesvol” project van €50 miljoen dat slechts een fractie van de functionaliteit bood die men aanvankelijk voor ogen had.

Het project had het ambitieuze doel om niet alleen de mogelijke lekken in het factureringsproces op te sporen en te repareren, maar ook de workflow te stroomlijnen en de processen te optimaliseren. De salesmedewerkers van de leverancier hadden de klant er namelijk van overtuigd dat zij met weinig extra werk zo veel meer konden bieden.

Tijdens het project werd duidelijk dat, zoals zo vaak gebeurt, niet elke koppeling werkte zoals men had verwacht. Daarom moest de functionaliteit steeds worden beperkt om iets te laten werken. De CIO had uiteindelijk een systeem dat door de databases naar niet-geïnde facturen zocht, hier een lijst van maakte en deze lijst vervolgens aan een incassobureau doorgaf. Voor €50 miljoen. Een software engineer van deze cliënt vertelde me dat als er geen standaard koppeling was geweest, zij dit zelfde resultaat met drie mensen in vier maanden tijd hadden behaald. Zonder licentiekosten of verkoopmedewerkers. En hij had gelijk. Maar hij zei het pas na afloop.

Welke les kunnen wij hieruit trekken?

• Je hebt sales mensen nodig!
  Zonder de sales mensen zou niemand achter de onbetaalde facturen aan gaan. Deze “verkopers” hoeven niet persé externen te zijn. Maar dat zijn ze wel vaak, want in sommige organisaties moet je een BMW 5-serie rijden om gehoord te worden door het hogere management.
• Je hebt geen standaard software koppeling nodig
  Dit kun je leren van kinderen: zij hebben geen universele koppeling nodig om hun Lego met hun K’nex te verbinden. En hun draken met hun straaljagers.

Geef creatieve mensen de ruimte in uw organisatie om goedkope en snelle oplossingen te realiseren waarmee grote business voordelen behaald kunnen worden. En manage deze zodanig dat er geen kansen blijven liggen. Het is niet makkelijk, maar het levert wel grote besparingen op.

Tobias Kuipers, CTO bij SIG