Schoenen, kleding of een auto. U heeft vast wel eens een miskoop gedaan. Dat is erg vervelend. Bij het inkopen van bedrijfssoftware kan een kat in de zak verstrekkende financiële gevolgen hebben. De meeste organisaties zijn namelijk volledig afhankelijk van goed functionerende software.

     

Om op verantwoorde wijze software in te kopen (lees: met gezond boerenverstand), heb ik een checklist met vragen opgesteld. Die vragen dient u aan uw softwareleverancier te stellen om te voorkomen dat uw onderneming risico loopt.

Vraag 1: Op welke manier is de continuïteit geregeld op het moment dat de leverancier onverhoopt failliet gaat of stopt met de dienstverlening? En als het om een SAAS-licentie gaat, hoe krijg ik dan beschikking over mijn (SAAS-) data?
Het komt regelmatig voor dat een softwareleverancier failliet gaat en de klant vervolgens geen toegang meer heeft tot zijn data en broncode. Om dit te voorkomen dient u ervoor te zorgen dat de laatste versie van de softwareapplicatie bij derden is opgeslagen zodat bij deconfiture over de data en broncode kan worden beschikt. Dit wordt ‘escrow’ genoemd.

Vraag 2: Wat is de kwaliteit van de software gemeten in TÜV-sterren? En op welke wijze wordt u op de hoogte gehouden van de veranderingen van de kwaliteit in de nabije toekomst?
In tegenstelling tot auto’s (met de apk-keuring) wordt bij software geen kwaliteitskeuring gedaan, waardoor u onmogelijk kan weten wat de kwaliteit van de door u aangeschafte software bedraagt. Met de kwaliteitsnormering door een onafhankelijke partij die TÜV-sterren hanteert, weet u wat voor kwaliteit u in huis haalt. Dit wordt ‘supersoftware’ genoemd.

Vraag 3: Als een softwarepakket aangepast wordt aan uw wensen, op welke wijze worden deze aanpassingen gedocumenteerd?
Het komt regelmatig voor dat de aanpassingen niet of onvoldoende worden gedocumenteerd door de leverancier met als gevolg dat het moeilijk, dan wel onmogelijk is om de applicatie te onderhouden of -erger nog- een nieuwe versie van de standaardapplicatie te implementeren. Dit wordt ‘versie lockin’ genoemd.

Vraag 4: Heb ik alle ‘toeters en bellen’ die u aanbiedt daadwerkelijk nodig voor de gewenste functionaliteit?
Veel leveranciers willen u meer verkopen, de zogenoemde toeters en bellen, dan waar u feitelijk naar op zoek bent. In de praktijk blijkt dat veel van de aangeschafte toeters en bellen niet of nauwelijks worden gebruikt, maar wel een aanzienlijk prijsverschil betekenen. Laat u hiertoe niet verleiden. Dit wordt ‘de kerstboom’ genoemd.

Vraag 5: Heeft u referenties?
Om te weten wat u in huis haalt is het van belang verschillende ervaringsdeskundigen te horen. Vraag uw leverancier daarom naar referenties die inzicht kunnen geven in implementatieproblemen en het functioneren van de applicatie waarvan de administratiebehoeften gelijk zijn aan de uwe.

Vraag 6: Wat zijn de kosten voor de gehele lifecycle?
Weinig inkopers hebben inzicht in de kosten die in de toekomst nog gemaakt dienen te worden voor de software. Vraag uw leverancier daarom naar een overzicht hiervan. Op dit overzicht staan onder andere kosten voor: verbeteringen in de toekomst, nieuwe versies, implementatiekosten enzovoorts. Hieruit kan gedestilleerd worden of u een volwaardig product heeft of embryonale fase. Dit wordt ‘de Total Cost of Ownership’ genoemd.

Kortom: als u software koopt met bovenstaande vragen als checklist, dan geeft u invulling aan uw professionele opdrachtgeverschap. Dat levert u de meest waardevolle resultaten op voor uw organisatie. U voorkomt kwaliteits-, onderhouds- en continuïteitsproblemen en koopt geen kat in de zak.

Marjo Wildvank is CEO bij SIG